En tant qu’autoentrepreneur, vous pouvez avoir besoin de différents documents légaux au cours de votre activité. Selon la situation, on peut vous demander une attestation de vigilance URSSAF, un extrait Kbis, une RC Pro ou une attestation de régularité fiscale. Si vous établissez un contrat avec un client qui dépasse 5 000 €, vous devez veiller à l’obligation de vigilance régulièrement. Vous êtes perdu ? Simplifiez-vous la tâche avec DocKey, un service dédié à la gestion administrative des autoentrepreneurs et des indépendants.
L’attestation de régularité fiscale
En autoentreprise, comme en entreprise au régime réel, vous devez justifier de votre situation fiscale tous les ans, à la date du 31 décembre. C’est ce que l’on nomme l’attestation de régularité fiscale. Elle permet de prouver que vous êtes bien à jour dans le paiement de vos impôts, de vos taxes et de vos contributions au Trésor Public (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés et TVA). Elle est nécessaire lorsque vous signez un contrat de plus de 5 000 € HT avec un client, lors d’une demande d’aide ou de subvention, pour un marché public, pour effectuer un crédit avec votre banque, etc. L’administration fiscale vous délivre cette attestation qui est valide pendant l’année en cours. Vous pouvez la demander en ligne, via votre compte sur le site des Impôts.
Qu’est-ce que l’obligation de vigilance ?
L’obligation de vigilance sert à combattre et à maîtriser les tentatives de fraudes et de travail illégal. En autoentreprise ou en entreprise individuelle, lorsque vous signez un contrat de plus de 5 000 € HT avec un client, vous devez fournir plusieurs documents légaux pour justifier de l’obligation de vigilance. Ces documents doivent être remis à la signature du contrat, puis tous les 6 mois, jusqu’à la fin de votre échange professionnel. Quels sont les documents nécessaires ? Vous devez fournir l’extrait Kbis, l’attestation de vigilance, une attestation de RC Pro, une attestation de non-emploi d’employé étranger et une attestation de régularité fiscale.
L’attestation de vigilance en autoentreprise
Au cours de votre activité autoentrepreneur, l’attestation de vigilance peut vous être demandée de nombreuses fois. Vos clients peuvent en avoir besoin lors de la signature de contrats importants et elle est obligatoire pour vous inscrire sur certaines plateformes pour indépendants, et dans d’autres situations. L’attestation de vigilance se nommait autrefois "attestation des marchés publics". Elle prouve que vous êtes bien à jour dans vos obligations sociales auprès de l’URSSAF. Cette attestation sert à lutter contre les fraudes sociales et fiscales et contre le travail dissimulé. Elle est valable pendant 6 mois à partir du moment où elle est générée. Pour l’obtenir, rendez-vous sur le site de l’URSSAF, si vous êtes bien à jour dans le paiement de vos cotisations, elle se génère gratuitement en un simple clic.
L’extrait Kbis en autoentreprise
Si vous exercez une activité commerciale autoentrepreneur, d’achat-vente ou de prestations de services commerciales, vous êtes concerné par l’extrait Kbis. Les professions libérales n’en ont pas besoin en autoentreprise. Pour obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire d’être enregistré au Registre du Commerce et des Sociétés. Ce document prouve l’existence de votre activité ou de votre société. Il correspond à la carte d’identité de votre autoentreprise, toutes les informations légales et obligatoires y figurent. Pour les autoentrepreneurs, on parle surtout d’extrait K, alors que l’extrait Kbis concerne les personnes morales, comme une société commerciale. Lorsque l’on vous demande un extrait K ou Kbis, il doit être de moins de 3 mois. Il peut être demandé par toute personne sur le site Infogreffe (service payant).
Qu’est-ce que la responsabilité civile professionnelle ?
Dès lors que vous exercez une activité professionnelle et que vous êtes en relation avec des clients ou des collaborateurs, vous pouvez causer à autrui des dommages matériels, immatériels ou corporels. Dans cette situation, on considère que votre responsabilité civile est engagée. Pour se prémunir des réparations de dommages causés, il est possible de souscrire à une assurance RC Pro. Certaines activités sont obligées d’avoir une RC Pro, comme les métiers du bâtiment et le l’habitat, les métiers de la santé, les activités de droit, les activités de transport de personnes et de biens, ou encore les architectes, les conseillers financiers, les comptables, les agents commerciaux immobiliers, les agents d’assurance, etc. Si la RC Pro n’est pas obligatoire pour votre activité autoentrepreneur, elle reste conseillée, afin d’être couvert dans toutes les situations professionnelles.
Les démarches pour obtenir vos documents légaux
Vous êtes perdu face à tous ces documents légaux obligatoires pour votre autoentreprise ? C’est plutôt normal… Gérer l’administration de son autoentreprise ou de son entreprise n’est pas toujours facile, compréhensible ou agréable. Les démarches pour obtenir ces documents légaux peuvent être longues et fastidieuses. Si vous n’avez pas le temps de vous en occuper ou si vous souhaitez déléguer ces tâches, il existe un outil de gestion administrative très efficace pour les indépendants et les autoentrepreneurs : DocKey. Plus besoin de courir après une attestation de vigilance, de comprendre le fonctionnement de l’obligation de vigilance ou de chercher avec peine votre extrait Kbis ou votre attestation de régularité fiscale ! Avec la solution gratuite de DocKey, vous simplifiez votre quotidien et vous gagnez du temps. En plus, votre charge mentale diminue significativement !
FAQ
❓ Quels sont les documents obligatoires pour un autoentrepreneur ?
À la création d’une autoentreprise ou d’une entreprise, on se rend compte que l’on a besoin de beaucoup de documents légaux. Les principaux documents qui vous sont demandés sont : l’extrait Kbis, l’attestation de vigilance, l’attestation de régularité fiscale et l’attestation de RC Pro. Suivant votre activité, vous pouvez être amené à demander d’autres documents obligatoires, comme l’obligation de vigilance.
👩💻 La RC Pro est-elle obligatoire pour un autoentrepreneur ?
La RC Pro est obligatoire pour certaines activités en microentreprise. Les professions qui sont les plus susceptibles de causer des dommages à autrui sont dans l’obligation de souscrire à une assurance RC Pro (et à une garantie décennale pour les métiers du bâtiment). Les activités concernées par la RC Pro sont les activités réglementées, le bâtiment, l’immobilier, l’automobile, la santé et le bien-être, le transport (marchandises et voyageurs), l’organisation d’événements, etc.
🤔 Comment obtenir un extrait Kbis autoentrepreneur ?
Pour obtenir votre extrait Kbis ou extrait K, vous devez être inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés (ou au Registre des Métiers). Il est possible de demander l’extrait Kbis au moment de votre inscription. Pour l’obtenir, vous pouvez en faire la demande sur le site Infogreffe ou auprès de la Greffe du Tribunal de Commerce. L’extrait Kbis doit dater de moins de 3 mois. Vous pouvez demander à recevoir ce document périodiquement. Attention, toutes les autoentreprises n’ont pas forcémment de Kbis, en particulier si vous êtes en profession libérale.