Il peut arriver vous ayez des dépenses à faire afin d’effectuer à bien votre prestation en auto-entreprise (train, repas, hôtel…). Si vous refacturez ces dépenses à votre client, elles font artificiellement gonfler votre Chiffre d’Affaires (CA) alors que vous ne faites aucune marge dessus. Scénario à éviter avec le régime de la micro-entreprise puisque vos cotisations sociales sont basées sur un pourcentage de votre CA. Vous allez donc payer plus et prendre le risque de dépasser des seuils. Heureusement, l’alternative des frais de débours existe. Il y a évidemment des règles à respecter. On vous dit tout.
Les débours pour un auto-entrepreneur, c’est quoi ?
Quand vous avez des dépenses professionels à faire en plus de votre prestation (un billet d’avion pour votre client à l’étranger par exemple), vous pouvez les passer en notes de débours. Oui, mais qu’est-ce donc que les débours ? C’est une avance qui vous sera remboursée par le client au centime près. Le régime auto-entrepreneur n’autorisant pas les déductions de frais sur le chiffre d’affaires, devoir avancer des frais pour client et les lui re-facturer ensuite, c’est faire gonfler de façon artificielle votre chiffre d’affaires : vous allez payer des cotisations sociales sur un CA erroné et risquez de dépasser des seuils. Les débours sont un moyen légal de ne pas comptabiliser ces dépenses dans votre CA micro-entrepreneur. Les frais de débours ne sont pas compris dans la base d’imposition pour votre autoentreprise.
Comment facturer les débours avec son autoentreprise ?
Le principe est de faire des achats au nom et pour le compte de votre client, vous devez donc préalablement avoir un accord écrit avec ce dernier (via le bon de commande par exemple) cet accord vous protégera en cas de contestation du client.
Pour pouvoir facturer des frais en débours, il faut impérativement que les factures de ces frais soient établies au nom du client. Ceci est primordial et c’est un avantage pour lui également, car il pourra bénéficier du service après vente de ces produits si besoin, ainsi que s’assurer qu’il a payé le prix magasin du produit. Vous ne devez évidemment pas appliquer la TVA sur ces dépenses ni la déduire de vos frais. Par contre, le client, selon la dépense et sa situation, pourra récupérer la TVA sur ces achats ( Si les achats sont justifiables pour son business).
Plus concrètement, ces dépenses devront apparaître clairement avec leurs montants TTC sur votre facture, mais, isolée du reste des dépenses que vous facturez. Il faudra également précéder ces dépenses d’une légende claire et explicite précisant qu’il s’agit de frais de débours et que vous n’y appliquez pas de TVA. L’autre option est de faire une facture pour les frais de débours séparés de celle faite pour votre prestation (cette option est souvent plus simple).
Étant donné que vous allez devoir avancer des frais avec votre compte professionnel, vous allez également pouvoir demander un acompte à votre client. L’acompte ne doit pas dépasser le montant que vous allez facturer à la fin de votre prestation.
Évidemment, il est impératif de garder une copie des justificatifs une fois les originaux fournis à votre client.
Vous pourrez demander le remboursement de vos frais de débours en fin de mission. Le client vous paye, il n’y a pas de TVA à appliquer, et vous n’avez pas besoin de déclarer cela dans votre CA.
Quelles dépenses éligibles pour un remboursement en frais de débours ?
De manière générale, tout achat fait au nom de votre client, avec son accord préalable et qui serait une dépense de type : achats de matière première pour la réalisation d’un produit, achats nécessaires à la prestation, montant frais de port ou montant de déplacement, est passable en frais de débours. Faites bon usage de ces frais de débours, en cas de doute sur l’éligibilité d‘une dépense à être remboursée, n’hésitez pas à bien vous renseigner ou à nous poser la question.
Exemple de débours auto entrepreneur
Afin que vous puissiez visualiser un peu plus clairement la limite des frais de débours pour un auto-entrepreneur, nous allons prendre l’exemple d’une organisatrice d’événement :
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La prestation d’organisation : à facturer normalement (possibilité d’acompte)
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Le déplacement : débours, seulement le client à consenti à payer les frais de déplacement.
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Le matériel réservé à l’événement en question ou une prestation externe (un graphiste pour les invitations par exemple) : possibilité de les passer en frais de débours.
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Le matériel qui vous appartient et que vous utiliserez pour d’autres prestations (ordinateur et logiciels par exemple) : pas de débours possible.
En espérant que cet article vous aide à y voir plus clair sur la notion de débours, nous restons à votre disposition pour plus d’informations !
FAQ
❓ Quel est le taux de la TVA sur les carburants ?
En France, le taux de la TVA sur les carburants est de 20 %. Avec un véhicule professionnel, vous pouvez déduire la TVA de vos factures. Si vous utilisez du Gazole, la TVA est déductible à 100 % pour les véhicules utilitaires et à 80 % pour les véhicules de tourisme. Si vous utilisez de l’essence, la TVA est déductible à 80 % en 2021, pour les deux types de véhicules.
✋ Peut-on récupérer la TVA sur l’essence et le gazole en micro entreprise ?
Oui, c’est possible de récupérer la TVA de votre carburant si vous êtes auto-entrepreneur ! Il n’y a pas de différence entre entreprise et micro entreprise pour la déduction de TVA sur le carburant. Pour la déduction de la TVA en auto entreprise, vous devez le mentionner sur votre déclaration de TVA et calculer votre taux de déduction, selon votre carburant et votre type de véhicule.
👩💻 Y a-t-il des conditions de déduction de la TVA pour l’auto entrepreneur ?
Oui, il y a plusieurs conditions pour la récupération TVA sur le carburant pour les auto entrepreneurs. Votre micro-entreprise doit être assujettie à la TVA (vous devez facturer la TVA à vos clients), vous devez fournir un justificatif matériel de vos achats (le plus souvent des factures) et la déduction de TVA doit concerner votre activité professionnelle en micro-entreprise. Toute déduction de TVA en carburant (et autres) s’effectue sur votre déclaration de TVA.