Les documents liés à l’exercice de votre activité professionnelle doivent être conservés pendant une durée minimale fixée par la loi. C’est le cas des justificatifs des dépenses pour la récupération de la TVA, aussi appelés des notes de TVA. Ce document, qui atteste de la dépense réalisée dans le cadre de votre activité, doit être conservé 6 ans, au minimum. Vous avez des questions sur la conservation des justificatifs de dépenses de TVA en autoentreprise ? On vous répond !
Pourquoi conserver les justificatifs des frais de son autoentreprise ?
Certains autoentrepreneurs doivent déclarer et payer la TVA, par exemple s’ils dépassent le seuil de TVA fixé pour leur activité ou s’ils ont demandé à en être redevables. Les justificatifs des dépenses réalisées dans le cadre de leur activité professionnelle sont indispensables pour être remboursés de la TVA lorsque c’est possible.
Ces documents permettent de justifier la dépense (son montant HT, le taux et le montant de la TVA, et le montant TTC) et de prouver sa pertinence. Un justificatif de dépense de TVA peut prendre la forme d’une facture, d’un ticket de caisse, d’un ticket de restaurant, d’un billet de train, etc.
Il est possible d’être remboursé de la TVA sur certains frais réalisés pour l’autoentreprise. C’est pourquoi toute dépense doit être accompagnée d’un justificatif : pour prouver la dépense effectuée et être remboursé, et pour justifier ses dépenses en cas de contrôle fiscal. En effet, un contrôle de l’URSSAF ou des impôts peut survenir plusieurs années après les dépenses réalisées et couvrir une période plus ou moins longue.
Combien de temps conserver des justificatifs de ses notes de frais ?
Les pièces comptables (livres, registres et pièces justificatives) doivent être conservées pendant 10 ans. Cependant, dans le Livre des procédures fiscales, l’article L102B fixe un délai de 6 ans pour les livres, les registres ou les documents sur lesquels s’exerce un droit de communication ou de contrôle de l’administration. C’est le cas pour plusieurs types de documents fiscaux :
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de l’impôt sur le revenu
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de l’impôt sur les sociétés
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les documents des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et des bénéfices non commerciaux (BNC)
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des impôts directs locaux
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de la cotisation foncière des entreprises (CFE)
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de la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
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de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Ainsi, une note de frais d’exercice comptable doit être conservée 10 ans minimum, tandis qu’ un justificatif de dépenses de TVA doit être conservé 6 ans minimum. Pendant ce temps, l’administration fiscale est en droit de procéder à un contrôle ou à un redressement. Le fait de ne pas conserver ses documents fiscaux dans le temps minimum peut entraîner des sanctions.
Comment conserver les justificatifs des dépenses de TVA de son autoentreprise ?
Il y a deux solutions pour conserver ses justificatifs de TVA en autoentreprise :
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la conservation papier
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la conservation numérique.
Si l’archivage papier a longtemps été l’unique méthode de conservation des documents professionnels, il est en train de se faire détrôner par l’archivage numérique. L’arrêté du 29 mai 2019 (loi de financement de la Sécurité Sociale) fixe les règles sur la numérisation des reçus de notes de frais et des autres documents relatifs à votre entreprise. Cet arrêté précise qu’il est possible de détruire ses justificatifs après les avoir numérisés. Mais attention il faut pour cela que la numérisation respecte un certain nombre de norme, une simple photo de smartphone ne conviendra pas par exemple.
Pour les petites entreprises (une autoentreprise, par exemple), comme les grandes entreprises, les avantages de l’archivage numérique sont nombreux :
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il permet de gagner du temps ;
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il permet de simplifier le processus de conservation ;
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il permet de limiter la perte ou la dégradation des documents ;
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il permet de gagner de l’espace.
De plus, la conservation numérique des documents d’une entreprise ou autoentreprise est abaissée à 3 ans au lieu de 6 ans pour les documents en version papier.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez être accompagné dans la comptabilité de votre autoentreprise, n’hésitez pas à contacter l’équipe de Superindep. Nous serons heureux de vous aider !
FAQ
❓ Quel est le délai de conservation des documents pour les entreprises ?
Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans minimum. Un contrat commercial, quant à lui, doit être conservé pendant 5 ans, comme les documents bancaires et les documents de transport de marchandises. Les déclarations de douanes se conservent pendant 3 ans. De leur côté, les documents fiscaux doivent être conservés pendant 6 ans. Cela comprend les documents liés aux impôts, à l’URSSAF et à la TVA.
📜 Quelles sont les pièces comptables que vous devez conserver à titre professionnel ?
Vous devez conserver tous les documents relatifs à votre activité professionnelle et notamment les justificatifs de vos dépenses autoentrepreneur. Vous devez donc conserver les documents de vos impôts (sur le revenu, impôt des sociétés, taxe foncière…), de la CFE et de la CVAE, les justificatifs des dépenses de TVA, les déclarations de chiffre d’affaires, les documents comptables, les contrats professionnels, etc.
📁 Quelle facture peut-on jeter ?
En principe, vous ne devez jeter aucune facture ! Si vous ne conservez pas un document qui devrait l’être, vous encourez une sanction. Par exemple, une amende de 10 000 euros maximum est la sanction fixée concernant la conservation des documents fiscaux. Ce n’est que lorsque la date de conservation d’une facture est dépassée que vous pouvez la jeter. Si vous êtes dépassé par la gestion de tous ces documents, vous pouvez faire appel à Superindep pour vous soulager et vous faire gagner du temps !